Om de incidenten en interventies perfect te documenteren kunt u in HELPSITES heel precies de locaties, ruimtes en soorten apparatuur en toestellen ingeven, tot en met de serienummers. U kunt tevens alle nodige documenten, plannen, foto’s en procedures toevoegen.

Hetzelfde geldt voor de contactpersonen in kwestie (bewoners, klanten, interne of externe dienstverleners, managers, beheerders enz.).

Met behulp van toegangsrechten beheert u de functies en sites waartoe iedereen toegang heeft.

Al deze gegevens kunnen opgehaald worden uit uw Excel-lijsten of uit uw systemen via de bestaande API.

Ze kunnen tevens afkomstig zijn van de toepassingen AproPLAN en CHECKLISTS.

HELPSITES beheert de volledige communicatie tussen de betrokkenen, zodat iedereen in real time beschikt over de gegevens met betrekking tot de status van de incidenten en de interventies.

De communicatie wordt als volgt verzekerd:

De incidenten kunnen op verschillende manieren worden meegedeeld.

Zodra een incident aangemaakt is, stelt het systeem voor om een ontvangstbevestiging te versturen naar de aanvrager, zodat deze weet dat het probleem in behandeling is.

Het systeem biedt tevens de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen of vragen te stellen aan de aanvrager, die deze ontvangt per mail en op de portaalsite.

De gegevens die werden toegevoegd bij het aanmaken van het incident, kunnen worden aangevuld door de helpdesk. De helpdesk kan tevens incidenten aan elkaar koppelen (bv. wanneer een incident meermaals wordt gemeld).

Het is heel eenvoudig om op basis van het incident een interventieaanvraag toe te wijzen aan een (interne of externe) dienstverlener.  Uiteraard zijn meerdere interventies mogelijk voor hetzelfde incident. Soortgelijke incidenten kunnen ook worden samengevoegd (bv. Als er een incident meerdere malen is gerapporteerd).

Afhankelijk van het type probleem biedt HELPSITES u de keuze uit verschillende verleners (favorieten, potentiële dienstverleners, contractuele dienstverleners) voor het type incident en de locatie in kwestie.

Om te helpen met de documentatie van de aanvraag toont het systeem bij elke stap de geschiedenis van het type probleem, de ruimte, de apparatuur, de dienstverlener en zelfs de verantwoordelijke van de dienstverlener.

U hoeft dan nog enkel een datum (en eventueel een tijdstip) voor te stellen voor de interventie, en de aanvraag wordt onmiddellijk en volledig gedocumenteerd verstuurd naar de geselecteerde dienstverlener.

Info: De interventieaanvraag wordt per mail verstuurd naar de dienstverlener en is zichtbaar op zijn portaalsite.

Zodra hij de interventieaanvraag ontvangt, kan de externe dienstverlener deze aanvaarden, weigeren of een andere interventiedatum voorstellen. Dit kan:

kunnen op dezelfde manier te werk gaan via hun tablet en ook een werkfiche invullen met gegevens over de interventie, de gebruikte onderdelen, het tijdstip van aankomst en van vertrek, de duur en de afstand van de verplaatsing en de betrokken technici. Deze fiche kan ondertekend worden door twee personen.

Nadat de status van de interventie is bijgewerkt, kan de beheerder de aanvrager via een voorgeprogrammeerde mail op de hoogte brengen van de voorgestelde interventiedatum.

Daarna kan de beheerder de interventies opvolgen via een hele reeks (instelbare) filters en indicatoren, waarmee hij of zij vlot het goede verloop kan volgen. Indien nodig kan de beheerder ook gebruikmaken van voorgeprogrammeerde herinneringsmails.

HELPSITES biedt u de mogelijkheid om incidenten en interventies te selecteren om een rapport samen te stellen (bijvoorbeeld alle openstaande incidenten voor een bepaalde locatie of alle niet-afgesloten interventies voor een bepaalde dienstverlener). Deze rapporten kunnen uiteraard worden verstuurd via het systeem.

Zowel incidenten als interventies kunnen worden geëxporteerd naar Excel, zodat u alle gewenste analyses kunt uitvoeren.

Met behulp van bestaande API kunnen uw beheersystemen alle nodige gegevens ook ophalen.