HOE WERKT HELPSITES?

OP KANTOOR

INVOEREN VAN DE OMGEVING

Om de incidenten en interventies perfect te documenteren kunt u in HELPSITES heel precies de locaties, ruimtes en soorten apparatuur en toestellen ingeven, tot en met de serienummers. U kunt tevens alle nodige documenten, plannen, foto’s en procedures toevoegen.

Hetzelfde geldt voor de contactpersonen in kwestie (bewoners, klanten, interne of externe dienstverleners, managers, beheerders enz.).

Met behulp van toegangsrechten beheert u de functies en sites waartoe iedereen toegang heeft.

Al deze gegevens kunnen opgehaald worden uit uw Excel-lijsten of uit uw systemen via de bestaande API.

Ze kunnen tevens afkomstig zijn van de toepassingen AproPLAN en CHECKLISTS.

COMMUNICATIE

HELPSITES beheert de volledige communicatie tussen de betrokkenen, zodat iedereen in real time beschikt over de gegevens met betrekking tot de status van de incidenten en de interventies.

De communicatie wordt als volgt verzekerd:

  • Dankzij een hele reeks voorgeprogrammeerde mails kan de helpdesk zowel de aanvragers als de dienstverleners informeren over de activiteiten waarbij ze betrokken zijn.
  • Parallel hieraan heeft HELPSITES een portaalsite “Interveners” voorzien voor dienstverleners, waar die de interventies kunnen bijwerken die aan hen worden toegewezen. Op een gelijkaardige portaalsite “Incidents” kunnen de bewoners van sites incidenten aanmaken en ze opvolgen. Beide portaalsites zijn toegankelijk via alle on-line computer of mobiele toestel.
  • Interne dienstverleners beschikken bovendien over de mogelijkheid om zowel incidenten aan te maken als interventies aan te vragen via een app voor tabletten (iOS en Android).

OP DE SITE

BEHEER VAN INCIDENTEN

Aanmaken

De incidenten kunnen op verschillende manieren worden meegedeeld.

  • Per mail, telefonisch of persoonlijk: in dat geval moeten ze worden ingevoerd in HELPSITES. Dat is heel eenvoudig. Het volstaat om een of meerdere velden in te vullen om het probleem zo goed mogelijk te documenteren: de aanvrager, het onderwerp, de beschrijving, de locatie, het type probleem, de apparatuur, de gewenste interventiedatum enz. U kunt tevens documenten, plannen, foto’s enz. toevoegen…
  • Op dezelfde manier kunnen uw mobiele teams incidenten aanmaken via hun tabletten en er alle nuttige documenten en opmerkingen aan toevoegen.
  • Gebruikers die toegang hebben tot de portaalsite “Incidents” kunnen, via hun laptop, tablet of smartphone, zelf incidenten aanmaken waarbij ze betrokken zijn.
  • Tot slot kan onze toepassing CHECKLISTS (www.CHECKLISTS.be) onmiddellijk incidenten aanmaken op basis van de gegevens die als niet-conform zijn aangeduid in de checklists.
Communicatie

Zodra een incident aangemaakt is, stelt het systeem voor om een ontvangstbevestiging te versturen naar de aanvrager, zodat deze weet dat het probleem in behandeling is.

Het systeem biedt tevens de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen of vragen te stellen aan de aanvrager, die deze ontvangt per mail en op de portaalsite.

Documentatie

De gegevens die werden toegevoegd bij het aanmaken van het incident, kunnen worden aangevuld door de helpdesk. De helpdesk kan tevens incidenten aan elkaar koppelen (bv. wanneer een incident meermaals wordt gemeld).

INTERVENTIEAANVRAAG

Het is heel eenvoudig om op basis van het incident een interventieaanvraag toe te wijzen aan een (interne of externe) dienstverlener.  Uiteraard zijn meerdere interventies mogelijk voor hetzelfde incident. Soortgelijke incidenten kunnen ook worden samengevoegd (bv. Als er een incident meerdere malen is gerapporteerd).

Afhankelijk van het type probleem biedt HELPSITES u de keuze uit verschillende verleners (favorieten, potentiële dienstverleners, contractuele dienstverleners) voor het type incident en de locatie in kwestie.

Om te helpen met de documentatie van de aanvraag toont het systeem bij elke stap de geschiedenis van het type probleem, de ruimte, de apparatuur, de dienstverlener en zelfs de verantwoordelijke van de dienstverlener.

U hoeft dan nog enkel een datum (en eventueel een tijdstip) voor te stellen voor de interventie, en de aanvraag wordt onmiddellijk en volledig gedocumenteerd verstuurd naar de geselecteerde dienstverlener.

Info: De interventieaanvraag wordt per mail verstuurd naar de dienstverlener en is zichtbaar op zijn portaalsite.

OP KANTOOR

BEHEER VAN DE INTERVENTIE

Externe dienstverleners:

Zodra hij de interventieaanvraag ontvangt, kan de externe dienstverlener deze aanvaarden, weigeren of een andere interventiedatum voorstellen. Dit kan:

  • via de ontvangen mail, door eenvoudigweg op de knop te klikken, vervolgens kunnen ook opmerkingen toegevoegd worden.
  • ofwel via de portaalsite “Interveners” waaraan hij toegang heeft.
Interne dienstverleners:

kunnen op dezelfde manier te werk gaan via hun tablet en ook een werkfiche invullen met gegevens over de interventie, de gebruikte onderdelen, het tijdstip van aankomst en van vertrek, de duur en de afstand van de verplaatsing en de betrokken technici. Deze fiche kan ondertekend worden door twee personen.

De beheerder:

Nadat de status van de interventie is bijgewerkt, kan de beheerder de aanvrager via een voorgeprogrammeerde mail op de hoogte brengen van de voorgestelde interventiedatum.

Daarna kan de beheerder de interventies opvolgen via een hele reeks (instelbare) filters en indicatoren, waarmee hij of zij vlot het goede verloop kan volgen. Indien nodig kan de beheerder ook gebruikmaken van voorgeprogrammeerde herinneringsmails.

RAPPORTEN, OPGEHAALDE GEGEVENS EN ANALYSES

HELPSITES biedt u de mogelijkheid om incidenten en interventies te selecteren om een rapport samen te stellen (bijvoorbeeld alle openstaande incidenten voor een bepaalde locatie of alle niet-afgesloten interventies voor een bepaalde dienstverlener). Deze rapporten kunnen uiteraard worden verstuurd via het systeem.

Zowel incidenten als interventies kunnen worden geëxporteerd naar Excel, zodat u alle gewenste analyses kunt uitvoeren.

Met behulp van bestaande API kunnen uw beheersystemen alle nodige gegevens ook ophalen.