WIE FUNKTIONIERT HELPSITES?

IM BÜRO

VORBEREITUNG

Um Meldungen und Aufträge perfekt zu dokumentieren, entsteht die Möglichkeit Objekte, Standorte, Anlagentypen bis hin zu Seriennummern zu definieren. Sie können auch alle nützlichen Dokumente, Pläne, Fotos, Verfahren einfügen.

Dieses gilt auch für die Kontakte (Mieter, Kunden, interne oder externe Dienstleister, Manager, Administratoren, …).

Die Zugriffsverwaltung erlaubt Ihnen Funktionen und Objekte für Benutzer einzeln zu verwalten.

Informationen können aus Excel-Listen exportiert oder aus Ihren Systemen über die vorhandene API extrahiert werden.

Weiterhin können Daten aus den Applikationen AproPLAN und CHECKLISTS importiert werden.

KOMMUNIKATION

HELPSITES verwaltet die komplette Kommunikation zwischen Ihnen und allen Beteiligten, um aktuelle Informationen über den Status/ Verlauf von Meldungen und Aufträge mitzuteilen.

Die mögliche Kommunikationswege sind wie folgt:

  • Vordefinierte E-Mails ermöglicht es Ihnen, Ersteller der Anfrage und Dienstleister über den Verlauf von Aufträgen zu informieren.
  • HELPSITES bietet zusätzlich ein Webportal für Dienstleister „Intervener“, um den Status von zugewiesenen Aufträgen zu aktualisieren. Mieter haben ebenso ein entsprechendes Webportal „IncidentsPortal“, um Meldungen zu erstellen und zu verfolgen.
  • Dienstleister und Mieter haben beide die Möglichkeit, Vorgänge über einem Online-Computer oder ihrem Mobilgerät zu verfolgen.
  • Interne Dienstleister haben eine zusätzliche Option über das iPad oder Android Tablet Meldungen zu erstellen und Aufträge zu verwalten.

VOR ORT

MELDUNGSMANAGEMENT

Erstellung

Meldungen können vielseitig kommuniziert werden:

  • Per E-Mail, Telefon oder persönlich: Anschließend kann die Information in HELPSITES eingetragen werden. Die Störungen können einfach dokumentiert werden, indem Sie alle oder manche Felder ergänzen: Ersteller, Betreff, Beschreibung, Objekt, Störungsart, Anlage, gewünschten Auftragstermin. Sie haben die Möglichkeit Dokumente, Pläne, Fotos, usw. hinzuzufügen.
  • Meldungen können genauso über ein Tablet von Mitarbeitern unterwegs erstellt werden. Dokumente und nützliche Kommentare können hinzugefügt werden.
  • Mieter mit Zugang zu der Applikation können ebenfalls eigenständig Meldungen über das Webportal, Tablet oder Smartphone erstellen.
  • Letztendlich ist es möglich über die CHECKLISTS Applikation (www.CHECKLISTS.be) , Meldungen von ungültig erfassten Daten unmittelbar zu erstellen.
Kommunikation

Sobald eine Meldung über eine Störung entsteht, schickt HELPSITES dem Ersteller eine Empfangsbestätigung.

Das System ermöglicht es Ihnen per E-Mail und über das Web-Portal, Kommentare hinzuzufügen oder Fragen an den Ersteller zu stellen.

Dokumentation

Informationen zur Erstellung einer Meldung können durch das Helpdesk ergänzt werden.

AUFTRAGSANFRAGE

Nachdem eine Meldung erfasst wurde, können Aufträge einfach an den Dienstleister (Intern oder Extern) erteilt werden. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Aufträge für eine Schadensmeldung zu erteilen. Meldungen können zusammengefasst werden (z.B. wenn eine Meldung mehrmals erstellt wird).

Je nachdem wo und welche Art von Schadensmeldung vorliegt, werden die von Ihnen gelisteten und entsprechenden Dienstleister (Favoriten, mögliche Fachbetriebe, vertraglich gebundene Betriebe) von HELPSITES automatisch vorgeschlagen.

Um einen reibungslosen Ablauf des Auftrages zu gewährleisten, ist die Störungsart, der Standort, die Anlage, der Ersteller der Anfrage, der Fachbetrieb sowie der Dienstleister jederzeit abrufbar.

Ein Terminvorschlag (oder Zeitfenster) des Auftrages kann an einen ausgewählten Dienstleister direkt gesendet werden.

Zur Information: Die Auftragsanfrage, die über E-Mail an den Dienstleister gesendet wird, ist auch über das „Intervener“ Portal abrufbar.

IM BÜRO

AUFTRAGSMANAGEMENT

Externer Dienstleister:

Sobald eine Auftragsanfrage empfangen wird, hat der externer Dienstleister die Möglichkeit den Auftrag anzunehmen, abzulehnen oder einen anderen Termin vorzuschlagen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • über die empfangene E-Mail, in der ein Link zu einer HTML Seite zur Verfügung steht. Hier können Kommentare ergänzt werden.
  • oder direkt über das verfügbare Dienstleister-Portal „Intervener“.
Interner Dienstleister:

Sie können auch alles vom Tablet verwalten sowie Arbeitsblätter mit Angaben/ Details zum Auftrag ergänzen, z.B. verwendete Komponenten und Teile, Ankunfts- und Abfahrtszeit, Fahrtzeit, Zeitaufwand und Namen der Techniker. Dieses Formular kann von zwei Personen unterschrieben werden.

Manager:

Sobald der Auftragsstatus aktualisiert wurde, kann der Manager dem Ersteller der Anfrage mit einer vordefinierten E-Mail über einen vorgeschlagenen Auftragstermin informieren.

Der Manager kann ab dem Zeitpunkt, Aufträge filtern und verfolgen, um die Ausführungen problemlos zu überwachen. Bei Bedarf kann er vordefinierte Erinnerungs-E-Mails verwenden.

BERICHTEN, EXPORTIEREN UND ANALYSIEREN

HELPSITES ermöglicht Ihnen Meldungen oder Aufträge zu selektieren und Berichte zu erstellen (z.B. eine Zusammenfassung aller offenen Meldungen eines Ortes oder aller offenen Aufträgen eines Dienstleisters). Es wird dann vorgeschlagen, die Berichte per E-Mail zu versenden.

Meldungen und Aufträge können für weitere Analysen extrahiert und in Excel importiert werden.

Eine vorhandene API ermöglicht Ihr Verwaltungssystem auf gewünschte Informationen zuzugreifen.